5 errores que comete una organización sin fines de lucro al planificar un evento
¿Quieres planificar un evento para tu organización sin fines de lucro? Tómese unos minutos para leer estos 5 errores que comete una organización sin fines de lucro al planificar un evento y obtenga los mejores resultados.
No hay una sola alma en este mundo que comience tratando de planear un evento pésimo. Los planificadores de eventos dan lo mejor de sí mismos para crear el mejor evento posible, pero eso no significa que siempre salga bien.
En este artículo
Desafortunadamente, a veces las cosas van mal. Algunos eventos fallarán y no solo eso, fallarán tan espectacularmente que en lugar de un evento exitoso que cumpla con todos sus no lucrativo esperanzas y sueños, hacen exactamente lo contrario. Esto significa que su organización perdió recursos valiosos y ahora tiene que ser creativo con las relaciones públicas para recuperarse de todo el asunto.
Dicho esto, hay varias maneras de evitar tener un problema mucho mayor entre manos durante los esfuerzos de planificación de eventos con su organización. ¿Cómo puedes asegurarte de que tu evento sin fines de lucro que estás planeando es un éxito rotundo?
Realmente desearía poder ofrecerles una solución única para todos, pero aún no hemos dominado ese algoritmo. Sin embargo, existen ciertos errores que puedes evitar durante sus esfuerzos de planificación de eventos que aumentan tus posibilidades de éxito.
Aquí hay algunos errores que debe evitar y que deberían ayudar a que su evento transcurra un poco mejor:
1. No tienes un plan de contingencia
La planificación de eventos es la zona cero para situaciones no deseadas e inesperadas. Son inevitables y depende de usted y de su equipo de planificación de eventos minimizar el impacto que tienen en sus asistentes. Si eres realmente bueno, no se darán cuenta en absoluto, pero eso requiere planificación.
Es necesario tener en cuenta todos los escenarios posibles. Clima, fechas y lugares de respaldo, y comunicaciones preparadas en caso de que surja la necesidad de posponer.
2. No está extendiendo la alfombra roja para los donantes clave
Los eventos sin fines de lucro son complejos en el sentido de que son multifacéticos: la recaudación de fondos es solo una parte del propósito de un evento. El evento le brinda la oportunidad de hablar con los donantes en un ambiente divertido y conectarse con ellos de una manera que no podría hacer de otra manera. Este es su momento para construir relaciones sólidas con su base de donantes.
Una 'amenidad' que puede ofrecer es asignar un voluntario o miembro del personal a donantes de alto perfil que asistirán a su evento. Esto hace que estas personas clave se sientan valoradas a medida que hace un esfuerzo adicional para conocerlas y saludarlas.
3. Nadie conoce tus objetivos de recaudación de fondos
Ser transparente en un entorno sin fines de lucro es increíblemente crucial en estos días y esto no es diferente con sus objetivos de recaudación de fondos en los eventos. La transparencia con tus objetivos te ayuda a lograr dos cosas diferentes:
Construyendo equidad de confianza con sus donantes.
4. Proporciona un fuerte llamado a la acción
Dígales a los asistentes a su evento los detalles que está tratando de lograr a menudo durante el evento. ¿Aun mejor? Dígales antes del evento en sí. Dar a los donantes una dirección clara les ayudará a comprender cómo su función beneficia a su organización.
Sin plan de participación 'después de la fiesta'
Quizás el mayor error que puede cometer un planificador de eventos en este espacio es no elaborar una estrategia y tener una estrategia de participación posterior al evento antes de que se lleve a cabo. Si lo tienen, a menudo cometen el error de no implementarlo inmediatamente después del evento.
Recordar a los asistentes la experiencia que acaban de vivir y decir "Gracias" con un mensaje de texto es una excelente manera de comenzar el compromiso posterior al evento.
Sin embargo, cuando se trata de donantes importantes, ¡no se limite a enviar un mensaje de texto! Aquí es el momento de tomar el teléfono y agradecerles personalmente por asistir y contribuir con su organización.
5. Falta de una agenda determinada por el tiempo
Cuando los eventos no tienen una agenda determinada por el tiempo, tienden a alargarse demasiado y desgastar su bienvenida. Los asistentes estarán más enfocados en irse y llegar a casa que en su causa.
Este es el momento de crear experiencias positivas a través del refinamiento en tres etapas:
– Registro: Si no te centras en nada más, optimiza el check-in. Hay herramientas como confirmar su asistencia que hacen que este proceso sea lo más fácil y conveniente posible para los asistentes.
-Evento: Concéntrese en mantener a los asistentes comprometidos. Esta es su mayor prioridad, ya que si no lo hace, es posible que no se presenten a su próximo evento. Utilice al personal y a los voluntarios de manera inteligente y colóquelos en lugares clave para dirigir a los asistentes del punto A al punto B.
-Ceremonia: Cree intervalos de tiempo para oradores clave en el evento y hágales saber lo que espera incluso antes de que comience el evento. Evitar que los oradores se salgan del tema ayudará a mantener a los asistentes comprometidos e interesados.
Todos estos errores son comunes, así que si ha descubierto que ha cometido uno o dos de estos no lucrativo faux paus de planificación de eventos, está bien. Aprender de ellos es lo más importante. Cuando planee su próximo evento, tómese el tiempo para planificar algunos de estos puntos para que su evento sea fluido, exitoso y alcance sus objetivos.
Preguntas Frecuentes
¿Cuáles son los errores comunes que cometen las organizaciones sin fines de lucro al planificar un evento?
Los errores comunes incluyen presupuestos inadecuados, mala promoción de eventos, coordinación insuficiente de voluntarios, falta de planificación de contingencias y no obtención de los permisos o licencias necesarios.
¿Cómo afecta un presupuesto inadecuado a la planificación de eventos sin fines de lucro?
Un presupuesto inadecuado puede generar tensiones financieras, gastos excesivos y dificultades para cubrir gastos como alquiler del local, catering, marketing y sostenible, poniendo en peligro en última instancia el éxito del evento.
¿Qué impacto tiene la mala promoción de eventos en los eventos sin fines de lucro?
Una mala promoción de un evento puede dar como resultado una baja asistencia, una exposición limitada y un potencial de recaudación de fondos reducido, ya que no logra comunicar eficazmente el propósito, los beneficios y el valor del evento a los participantes. público objetivo.
¿Cómo obstaculiza la insuficiente coordinación de los voluntarios la planificación de eventos sin fines de lucro?
Una coordinación insuficiente de los voluntarios puede provocar desorganización, confusión e ineficiencia durante la preparación, ejecución y limpieza del evento, lo que afecta la experiencia de los asistentes y la satisfacción de los voluntarios.
¿Por qué la falta de planificación de contingencias es un error en la planificación de eventos sin fines de lucro?
La falta de planificación de contingencias deja a las organizaciones sin fines de lucro vulnerables a imprevistos. retos como inclemencias del tiempo, problemas técnicos o cancelaciones de proveedores, lo que podría descarrilar el evento y causar decepción entre los asistentes.
¿Cuáles son las consecuencias de no obtener los permisos o licencias necesarios para eventos sin fines de lucro?
No obtener los permisos o licencias necesarios puede generar problemas legales, multas y daños a la reputación de las organizaciones sin fines de lucro, ya que viola las regulaciones locales y compromete la seguridad y legitimidad del evento.
¿Cómo afecta la mala selección del lugar a la planificación de eventos sin fines de lucro?
Pobre selección de lugar puede generar desafíos logísticos, limitaciones de espacio y un ambiente o servicios no coincidentes, lo que resta valor a la experiencia general y la efectividad del evento.
¿Qué papel juega la comunicación inadecuada en los errores de planificación de eventos sin fines de lucro?
La comunicación inadecuada entre los miembros del equipo, los voluntarios, los proveedores y las partes interesadas puede provocar malentendidos, incumplimiento de plazos y expectativas desalineadas, lo que obstaculiza los esfuerzos de colaboración y coordinación.
¿Cómo afecta el hecho de pasar por alto las consideraciones de accesibilidad la planificación de eventos sin fines de lucro?
Pasando por alto consideraciones de accesibilidad como la accesibilidad del lugar, el alojamiento para personas con discapacidades y el idioma. traducción Los servicios pueden excluir a ciertos segmentos de la comunidad y socavar la inclusión y el impacto del evento.
¿Cuáles son las repercusiones de descuidar la evaluación y el seguimiento posteriores al evento?
Descuidar la evaluación y el seguimiento posteriores al evento impide que las organizaciones sin fines de lucro evalúen el éxito del evento, recopilen comentarios para mejorar y fomenten relaciones con los asistentes, patrocinadores y socios para un compromiso y apoyo futuros.
¿Por qué es un error subestimar el tiempo y el esfuerzo necesarios para la planificación de eventos?
Subestimar el tiempo y el esfuerzo necesarios para la planificación de un evento puede llevar a una toma de decisiones apresurada, una ejecución deficiente y agotamiento entre los organizadores, comprometiendo la calidad y eficacia del evento.
¿Cómo afecta el hecho de ignorar las prácticas de sostenibilidad a los eventos sin fines de lucro?
Ignorar las prácticas de sostenibilidad como la reducción de residuos, el reciclaje y las opciones de adquisiciones ecológicas puede contribuir al daño ambiental y contradecir los valores y misiones de muchas organizaciones sin fines de lucro.
¿Cuáles son las consecuencias de ignorar la retroalimentación y las lecciones aprendidas de eventos pasados?
Ignorar los comentarios y las lecciones aprendidas de eventos pasados impide que las organizaciones sin fines de lucro aprovechen conocimientos valiosos, identifiquen áreas de mejora y evolucionen sus estrategias de planificación de eventos para servir mejor a sus electores y lograr sus objetivos.
¿Cómo afecta el descuido de la participación de las partes interesadas a la planificación de eventos sin fines de lucro?
Descuidar la participación de las partes interesadas puede llevar a perder oportunidades de colaboración, patrocinio y apoyo comunitario, limitando el alcance, el impacto y la sostenibilidad de los eventos sin fines de lucro.
¿Cuáles son los riesgos asociados con depender demasiado de voluntarios para la ejecución de un evento?
Depender demasiado de los voluntarios para la ejecución de eventos puede provocar escasez de personal, desempeño inconsistente y agotamiento de los voluntarios, poniendo en peligro el buen funcionamiento y el éxito de los eventos sin fines de lucro.
Autor Bio:
kristen bowie es un líder en marketing, forjando el camino con decisiones basadas en datos. Cuando no está escribiendo para el liderazgo intelectual y creando propuestas de patrocinio en Qwilr, ella está pasando el rato con sus dos cabras enanas urbanas, pintando o viendo una banda local.
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