Lignes directrices pour la rédaction d'e-mails formels (qui obtiennent d'excellents résultats)
Vous vous demandez comment composer un format d'email à destination de collègues ou de partenaires ? Découvrez ces conseils simples ci-dessous et améliorez la rédaction de vos e-mails professionnels.
Si vous vous êtes déjà demandé comment rédiger un e-mail professionnel formel, vous êtes au bon endroit pour le maîtriser. Peut-être ne comprenez-vous pas comment composer correctement un e-mail professionnel si vous avez l'habitude d'envoyer des e-mails à vos proches et collègues dans un cadre plus informel. Ne vous inquiétez pas. Tu n'es pas le seul. Rédaction d'emails professionnels est difficile pour beaucoup d'individus. Ce poste vous sera utile.
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Lorsque vous communiquez avec quelqu'un que vous ne connaissez pas très bien, il est d'usage de écrire un courrier formel plutôt qu'un courrier occasionnel. Un e-mail structuré adapté à l'entreprise peut être la meilleure option dans certains contextes professionnels. Si vous ne savez pas si vous devez ou non envoyer un e-mail professionnel ou occasionnel, il est souvent préférable d'envoyer une réponse officielle. Vous comprendrez les différences entre un e-mail professionnel et un e-mail informel en lisant cet article. Pour que vous compreniez la distinction entre les communications par e-mail informelles et formelles, nous vous présenterons quelques exemples des nombreux composants qui composent un courriel.
Évitez d'envoyer une quantité excessive d'e-mails
Recevoir un nombre écrasant de messages sur le lieu de travail est souvent cité comme l'un des aspects les plus stressants du travail. Par conséquent, on le voit fréquemment dans presque tous les exemples d'écriture d'e-mails formels que vous pouvez rencontrer. Par conséquent, avant de commencer à composer un email, vous devez d'abord vous demander si cela est nécessaire ou non. Dans le cadre de cela, vous devez utiliser le téléphone ou la messagerie instantanée pour traiter les sujets qui devraient nécessiter des échanges entre vous deux. Utilisez notre outil de communication scientifique pour déterminer les lieux les plus appropriés pour les différents types de messages que vous devez envoyer.
De plus, les e-mails ne sont pas aussi sûrs que vous le souhaiteriez, notamment parce que des personnes peuvent transférer des e-mails sans supprimer au préalable l'historique des discussions. Par conséquent, il est important de s'abstenir de révéler des informations privées ou confidentielles sur email, et vous devez également éviter écriture tout ce que vous et le destinataire de votre email serait gêné d'avoir affiché sur une affiche près de votre lieu de travail. Lorsque cela est possible, la terrible nouvelle doit être annoncée en personne. Cela vous permet de vous connecter avec sensibilité, gentillesse et compassion, ainsi que de vous excuser si le destinataire a mal compris votre message.
La structure
Dans la plupart des cas, de plus amples informations sur la raison de l'envoi de la email est inclus dans le contenu d'un processus systémique. Dans une communication plus informelle, plus d'explications peuvent ne pas être nécessaires. Dans la rédaction d'emails formels, il est primordial d'écrire de manière à la fois claire et succincte, malgré le fait que le corps comporte beaucoup de matière. Gardez à l'esprit que votre spectateur ne vous connaît pas et ne comprend peut-être rien au sujet dont vous discutez. Et la meilleure façon d'exprimer clairement vos idées est de rendre la structure de la rédaction d'e-mails de premier ordre. Cependant, gardez à l'esprit d'éviter la possibilité que la personne qui reçoit votre e-mail puisse manquer un point essentiel.
Construisez la ligne de sujet de votre e-mail
De nos jours, la rédaction formelle d'e-mails ne peut se faire sans une construction appropriée. Si vous souhaitez obtenir les taux de réponse les plus élevés possibles, votre phrase d'ouverture ne doit pas comporter plus de sept mots et vous ne devez pas vous efforcer d'impressionner votre lecteur avec des lignes d'objet excessivement pleines d'esprit dans votre premier e-mail. Posez-vous les trois préoccupations suivantes avant de commencer à écrire votre texte suivant :
- Qui regarde exactement votre émission ? – Est-ce un cadre supérieur, un responsable marketing ou même le propriétaire d'une petite entreprise ? La deuxième étape sera plus facile si vous avez une bonne idée de votre marché.
- Quelles sont leurs préoccupations ? - Le lecteur se fera une première opinion de vous en fonction de la ligne d'objet. Faites en sorte que cela compte en vous concentrant sur quelque chose qui est important pour eux. Il peut s'agir d'un lien partagé, d'un défi que votre société d'écriture légitime est confronté, ou une conférence que vous avez déjà sur le calendrier. Pour inciter les gens à ouvrir votre message, votre ligne d'objet doit inclure des informations qui les concernent.
- Le contenu de votre message correspond-il à son objet ? – Vous ne devez en aucun cas tenter de tromper votre correspondant pour qu'il accepte votre e-mail. Vous demandez que votre message soit classé comme spam, ce qui vous fera perdre toute la confiance et la réputation du destinataire.
Soyez conversationnel et utilisez des noms
Si vous êtes écrire un e-mail à une personne qui ne sait pas qui vous êtes, vous devez prendre l'habitude de commencer chaque message par le nom du destinataire. Cela se traduit par un e-mail qui ressemble moins à du spam et plus comme s'il avait été écrit juste pour vous. Un simple e-mail peut commencer par "salut". Si le ton du message est plus professionnel, vous pouvez commencer le message par « bonjour » ou « cher ». Même si un e-mail est souvent considéré comme étant de nature officielle, vous pouvez avoir plus de succès en utilisant une approche étonnamment plus détendue. Ce type de communication est informel et semble personnel, mais il ne s'impose en aucune façon.
Il est possible d' rédiger un e-mail formel sans aller trop loin en saluant simplement le destinataire, en utilisant son prénom et en disant quelque chose d'authentique et de spécial au destinataire. Même dans les e-mails plus professionnels, commencer par des éloges ou une belle expérience personnelle peut impliquer instantanément le lecteur dans votre message et le rendre plus susceptible d'y répondre. N'oubliez pas d'être bref.
Conclusion
Vous devez devenir meilleur dans la rédaction de messages exceptionnels si vous souhaitez réduire le temps que vous perdez à vous inquiéter avant de cliquer sur le bouton "envoyer". En fait, développer cette capacité fera plus pour vous que simplement vous faire économiser de l'énergie. Votre statut de membre intelligent du groupe augmentera et vous serez mieux en mesure d'expliquer vos pensées, de renforcer votre impact, d'éviter les allers-retours inutiles et d'accomplir véritablement des tâches en conséquence.
QFP
Quels sont les éléments clés d’un e-mail formel ?
Un e-mail formel doit inclure une ligne d'objet claire, une formule de salutation, un message concis, une conclusion et vos coordonnées.
Comment dois-je formater la ligne d’objet d’un e-mail formel ?
La ligne d'objet doit être spécifique et liée au contenu de l'e-mail, indiquant clairement au destinataire de quoi parle l'e-mail.
Quelle est la salutation appropriée pour un e-mail formel ?
Un e-mail formel commence généralement par une salutation respectueuse, telle que « Cher M. Smith » ou « Bonjour Dr Johnson ».
Comment puis-je conserver un ton professionnel dans mes e-mails formels ?
Utilisez un langage poli, évitez l’argot et soyez concis et respectueux dans votre communication.
Dois-je utiliser un ton formel ou informel dans un e-mail formel lié à l'entreprise ?
Il est conseillé d'utiliser un ton formel dans les e-mails professionnels pour exprimer votre professionnalisme.
Quelle est la structure du corps d’un email formel ?
Le corps d'un e-mail formel doit être organisé avec un introduction, le contenu principal et une déclaration finale polie.
Existe-t-il des directives spécifiques pour aborder des sujets sensibles dans les e-mails formels ?
Lorsque vous abordez des sujets sensibles, il est important de faire preuve de diplomatie, d'empathie et de fournir des explications et des solutions claires.
Est-il nécessaire de relire les emails formels avant de les envoyer ?
Oui, la relecture est cruciale pour vérifier les fautes d’orthographe et de grammaire et garantir la clarté et le professionnalisme.
Comment puis-je terminer un e-mail formel de manière appropriée ?
Un e-mail formel doit se terminer par une phrase de clôture courtoise, telle que « Cordialement », suivie de votre nom.
Que dois-je faire si je reçois un e-mail formel nécessitant une réponse ?
Lorsque vous répondez à un e-mail formel, abordez tous les points soulevés, gardez un ton professionnel et exprimez votre gratitude le cas échéant.
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