5 Fouten die goede doelen maken bij de plannen van evenementen

Er is geen enkele ziel op deze wereld die begint met een waardeloos evenement te plannen. Evenementplanners zetten hun beste voet voort om het beste mogelijke evenement te creëren, maar dat betekent niet dat het altijd goed uitpakt.

Helaas gaan er dingen soms fout. Sommige evenementen zullen mislukken en niet alleen dat, ze zullen zo spectaculair mislukken dat in plaats van een succesvol evenement dat aan al je non-profit verwachtingen en dromen voldoet, ze precies het te wensen doen. Dit betekent dat jouw goede doel kostbare middelen verloren gaan en dat je nu creatief moet zijn met PR om alles te kunnen herstellen.

Dat gezegd hebbende, er zijn een aantal manieren waarmee je kunt voorkomen dat je een veel groter probleem in handen hebt tijdens je evenementplanning met je organisatie. Hoe kun je ervoor zorgen dat jouw non-profit evenement dat je plant een doorslaand succes is?

Ik zou echt willen dat ik een one-size-fits-all-oplossing kon geven, maar we hebben dat algoritme nog niet helemaal begrepen. Er zijn echter bepaalde fouten die je kunt vermijden tijdens jouw evenementplanning die jouw kansen op succes.

Hier zijn een paar fouten die je moet vermijden om je evenement een beetje soepeler te laten verlopen:

1. Je hebt geen rampenplan

Evenementplanning is ground zero voor onverwachte en onverwachte situaties. Ze zijn zeker en het is aan jou en je evenementplanningsteam om de impact die ze hebben op je bezoekers te minimaliseren. Als je echt goed bent, zullen ze het helemaal niet merken – maar dat vereist planning.

Je moet rekening houden met alle mogelijke scenario's. Weer, back-updatums en -locaties en communicatie voorbereid indien de aanvraag tot uitstel ontstaat.

2. Je rolt het rode tapijt niet uit voor belangrijke donoren

Goede doelen zijn complex in de zin dat ze veelzijdig zijn – fondsenwerving is slechts een onderdeel van het doel van een evenement. Het evenement biedt jou de mogelijkheid om in een leuke omgeving te ontmoeten doneren te praten en contact met hen te maken op een manier die je anders niet zou kunnen. Dit is jouw tijd om sterke relaties op te bouwen met jouw donorbestand.

Een 'voorziening' die je kunt bieden, is een vrijwilliger van medewerker toewijzen aan spraakmakende donoren die aanwezig zullen zijn op jouw evenement. Hierdoor voelen deze sleutelfiguren zich gewaardeerd terwijl je extra moeite doet om ze te leren kennen en te begroeten.

3. Niemand kent jouw doelen voor fondsenwerving

Transparant zijn in een non-profitomgeving is tegenwoordig onderliggend cruciaal en dit is niet anders met jouw fondsenwervende doelen op evenementen. Transparantie met jouw doelen helpt je twee verschillende dingen te bereiken:

Vertrouwen oproepen met uw donoren.

4. biedt een krachtige call-to-action

Vertel de deelnemers van jouw evenement de bijzonderheden die je vaak tijdens het evenement probeert te bereiken. Nog beter? Vertel ze voor het evenement zelf. Door een duidelijke richting te geven, kunnen ze beter begrijpen hoe hun rol jouw organisatie ten goede komt.

Geen 'After Party'-verlovingsplan

Misschien is de grootste fout die een evenementenplanner in deze ruimte kan maken, geen strategie en een strategie voor het evenement hebben voordat het evenement zelfs maar gebeurt. Als ze het wel hebben, maak ze vaak de fout om het niet onmiddellijk na het evenement te implementeren.

Deelnemers aan de ervaring die ze zojuist hebben gehad en 'Dank je' zeggen met een sms is een geweldige manier om de verloving na het evenement te starten.

Als het om grote donoren gaat, stuur dan niet alleen een sms! Hier is het tijd om de telefoon op te nemen en persoonlijk te bedanken voor het bijwonen en bijdragen aan jouw organisatie.

5. Geen tijdgestuurde agenda

Wanneer evenementen geen tijdgestuurde agenda hebben, hebben ze de vooruitgang om te lang te lopen en hun welkom te verslijten. Deelnemers zullen meer gericht zijn op het verlaten en thuiskomen dan op jouw zaak.

Dit is het moment om positieve ervaringen te creëren door raffinage in drie fasen:

– Registratie: als je op niets anders geïnstalleerdt, optimaliseert je het aanvullend. Er zijn tools zoals Reageer dat proces voor deelnemers zo gemakkelijk en handig mogelijk maken.

-Evenement: focus op het verleden van aanwezigen. Dit is je belangrijkste priesterij ook je dat niet doet, ze komen misschien niet opdagen bij je volgende evenement. Gebruik medewerkers en vrijwilligers op intelligente wijze en plaats ze op belangrijke plaatsen om bezoekers van punt A naar punt B te leiden.

-Ceremonie: maak tijdvakken voor intelligente luidsprekers tijdens het evenement en laat ze weten wat je verwacht voordat het evenement zelfs begint. Als je ervoor zorgt dat jouw luidspreker niet van het onderwerp afgaat, blijven de deelnemers betrokken en geïnteresseerd.

Al deze fouten komen veel voor, dus als je ontdekt hebt dat je een of twee van deze goede doelen evenementenplanning fout hebt gemaakt, is dat goed. Van hen leren is het belangrijkst. Wanneer je jouw volgende evenement plant, neem dan de tijd om een ​​​​aantal van deze punten te plannen, zodat jouw evenement soepel en succesvol zal verlopen en bereikt!

Auteursbiografie:

Kristen Bowie is een marketingleider die de weg inslaat met datagestuurde beslissingen. Wanneer ze niet schrijft voor thought leadership en sponsorvoorstellen maakt bij Qwilr , schildert ze of kijkt ze uit naar een lokale band.

Lees gerelateerde artikelen

• 6 donorretentiestrategieën voor online fondsenwervers
• Essentiële tools voor succesvolle fondsenwervingscampagnes
• Wat zijn de beste gratis SEO-tools voor goede doelen?
• Beste e-mailmarketingtools voor Goede Doelen
• De beste samenwerkingstools voor Goede Doelen
• Hoe vind je de beste hashtags op sociale media?
• SEO leren – Beginnende handleiding voor zoekmachineoptimalisatie
  

Jij hebt een verhaal te vertellen. Wij willen helpen.

Laten we memorabele content maken en tienduizenden mensen bereiken.