5 Fouten die goede doelen maken bij het plannen van evenementen

Waar op te letten bij het plannen van evenementen voor goede doelen? Bekijk de 5 fouten die goede doelen maken bij het plannen van evenementen.

Er is geen enkele ziel op deze wereld die begint een waardeloze evenement te plannen. Evenementplanners zetten hun beste voet voort om het best mogelijke evenement te creëren, maar dat betekent niet dat het altijd goed uitpakt.

Helaas gaan er dingen soms fout. Sommige evenementen zullen mislukken en niet alleen dat, ze zullen zo spectaculair falen dat in plaats van een succesvol evenement dat aan al je non-profit verwachtingen en dromen voldoet, ze precies het tegenovergestelde doen. Dit betekent dat jouw goede doel kostbare middelen verliest en dat je nu creatief moet zijn met PR om alles te kunnen herstellen.

Dat gezegd hebbende, er zijn een aantal manieren waarmee je kunt voorkomen dat je een veel groter probleem in handen hebt tijdens je evenementplanning met je organisatie. Hoe kun je ervoor zorgen dat jouw non-profit evenement dat je plant een doorslaand succes is?

Ik wou echt dat ik je een one-size fits all-oplossing kon geven, maar we hebben dat algoritme nog niet helemaal begrepen. Er zijn echter bepaalde fouten die je kunt vermijden tijdens jouw evenementplanning die jouw kansen op succes verhoogt.

Hier zijn een paar fouten die je moet vermijden om je evenement een beetje soepeler te laten verlopen:

1. Je hebt geen rampenplan

Evenementplanning is ground zero voor ongewenste en onverwachte situaties. Ze zijn onvermijdelijk en het is aan jou en je evenementplanningsteam om de impact die ze hebben op je bezoekers te minimaliseren. Als je echt goed bent, zullen ze het helemaal niet merken – maar dat vergt planning.

Je moet rekening houden met alle mogelijke scenario’s. Weer, back-updatums en -locaties en communicatie voorbereid indien de noodzaak tot uitstel ontstaat.

2. Je rolt het rode tapijt niet uit voor belangrijke donoren

Goede doelen zijn complex in de zin dat ze veelzijdig zijn – fondsenwerving is slechts een onderdeel van het doel van een evenement. Het evenement biedt jou de mogelijkheid om in een leuke omgeving met donoren te praten en contact met hen te maken op een manier die je anders niet zou kunnen. Dit is jouw tijd om sterke relaties op te bouwen met jouw donorbestand.

Een ‘voorziening’ die je kunt bieden, is een vrijwilliger of medewerker toewijzen aan spraakmakende donoren die aanwezig zullen zijn op jouw evenement. Hierdoor voelen deze sleutelfiguren zich gewaardeerd terwijl je extra moeite doet om ze te leren kennen en te begroeten.

3. Niemand kent jouw doelen voor fondsenwerving

Transparant zijn in een non-profitomgeving is tegenwoordig ongelooflijk cruciaal en dit is niet anders met jouw fondsenwervende doelen op evenementen. Transparantie met jouw doelen helpt je twee verschillende dingen te bereiken:

Vertrouwen opbouwen met jouw donoren.

4. Biedt een krachtige call-to-action

Vertel de deelnemers van jouw evenement de bijzonderheden die je vaak tijdens het evenement probeert te bereiken. Nog beter? Vertel ze voor het evenement zelf. Door donoren een duidelijke richting te geven, kunnen ze beter begrijpen hoe hun rol jouw organisatie ten goede komt.

Geen ‘After Party’-engagementplan

Misschien is de grootste fout die een evenementenplanner in deze ruimte kan maken, geen strategie en een strategie voor betrokkenheid na het evenement hebben voordat het evenement zelfs maar gebeurt. Als ze het wel hebben, maken ze vaak de fout om het niet onmiddellijk na het evenement te implementeren.

Deelnemers herinneren aan de ervaring die ze zojuist hebben gehad en ‘Dank je’ zeggen met een sms is een geweldige manier om het engagement na het evenement te starten.

Als het gaat om grote donoren, stuur dan niet alleen een sms! Hier is het tijd om de telefoon op te nemen en persoonlijk te bedanken voor het bijwonen en bijdragen aan jouw organisatie.

5. Geen tijdgestuurde agenda

Wanneer evenementen geen tijdgestuurde agenda hebben, hebben ze de neiging om te lang te lopen en hun welkom te verslijten. Deelnemers zullen meer gericht zijn op het verlaten en thuiskomen dan op jouw zaak.

Dit is het moment om positieve ervaringen te creëren door raffinage in drie fasen:

– Registratie: als je je op niets anders concentreert, optimaliseert je het inchecken. Er zijn tools zoals RSVPify die dit proces voor deelnemers zo gemakkelijk en handig mogelijk maken.

-Event: focus op het betrekken van aanwezigen. Dit is je belangrijkste priesterij alsof je dat niet doet, ze komen misschien niet opdagen bij je volgende evenement. Gebruik medewerkers en vrijwilligers op intelligente wijze en plaats ze op belangrijke plaatsen om bezoekers van punt A naar punt B te leiden.

-Ceremonie: maak tijdvakken voor belangrijke sprekers tijdens het evenement en laat ze weten wat je verwacht voordat het evenement zelfs begint. Als je ervoor zorgt dat jouw sprekers niet van het onderwerp afgaan, blijven de deelnemers betrokken en geïnteresseerd.

Al deze fouten komen veel voor, dus als je hebt ontdekt dat je een of twee van deze goede doelen evenementenplanning fouten hebt gemaakt, is dat goed. Van hen leren is het belangrijkste. Wanneer je jouw volgende evenement plant, neem dan de tijd om een aantal van deze punten te plannen, zodat jouw evenement soepel en succesvol zal verlopen en doelen bereikt!

Auteur Bio:

Kristen Bowie is een marketingleider die de weg inslaat met datagestuurde beslissingen. Wanneer ze niet schrijft voor thought leadership en sponsorvoorstellen maakt bij Qwilr , schildert ze of kijkt ze uit naar een lokale band.

Lees gerelateerde artikelen

Jij hebt een verhaal te vertellen. Wij willen helpen.

Laten we memorabele content maken en tienduizenden mensen bereiken.

Zie hoe het werkt